Empresa Regional de Aseo del Norte de Caldas S.A.E.S.P

RESOLUCIÓN No. 024

NOVIEMBRE 10  DE 2017

 

 

 

“POR MEDIO DE LA CUAL SE ESTABLECE EL REGLAMENTO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDIENCIAS PÚBLICAS DE RENDICIÓN DE CUENTAS EN LA EMPRESA REGIONAL DE ASEO DEL NORTE DE CALDAS S.A E.S.P”

 

 

 

EL GERENTE DE LA EMPRESA REGIONAL DE ASEO DEL NORTE DE CALDAS S.A. E.S.P., en uso de sus atribuciones legales y en especial las contenidas en el artículo quincuagésimo segundo de la Escritura Pública Nro. 422 del 26 de julio de

2007  y  las  Resoluciones    0482  de  2010  y  0324  de  2011  expedidas  por  la

Contraloría General de Caldas y,

 

 

 

CONSIDERANDO:

 

 

Que el Artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa  está  al  servicio  de  los  intereses  generales  y se  desarrolla  con fundamento   en   los  principios   de   igualdad,   moralidad,   eficacia,   economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

 

Que la rendición de cuentas de la administración pública a la ciudadanía es un espacio de interlocución entre los servidores públicos y la sociedad y es, por demás, un mecanismo de deber para los servidores públicos y de derecho para el ciudadano, establecido con el propósito de informar acerca de la gestión, la utilización de recursos económicos y en términos  generales, los compromisos adquiridos al inicio de un período determinado.

 

Que la Resoluciones 0060 de 2016 emitida por la Contraloría General de Caldas, donde establece los parámetros para la realización de Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas, es necesario presentar un documento que reglamente los pasos y lineamientos en la presentación y la evaluación del proceso, además permita informar a los actores involucrados los espacios de participación bajo el principio de publicidad y transparencia

 

 

 

Que en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

 

ARTÍCULO   PRIMERO. Establecer el Reglamento que se debe seguir en el desarrollo de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas en la Empresa Regional de Aseo del Norte de Caldas S.A E.S.P.

 

ARTÍCULO SEGUNDO. Organización de la Audiencia Pública: la organización de la audiencia pública para la rendición de cuentas se desarrollará, teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:

 

1.  ALISTAMIENTO INSTITUCIONAL: Para la preparación de la información que se rendirá a las organizaciones, Instituciones Educativas,  y comunidad en general, se ha conformado el siguiente equipo de trabajo responsable de organizar la información de forma sencilla, clara y concisa para un mejor entendimiento de la ciudadanía, responsable de definir y liderar el Plan de acción para la rendición de cuentas a la comunidad: El equipo estará coordinado por el Gerente y estará conformado por el Asesor de Control Interno, el Contador, Auxiliar Administrativo, Técnico Operativo de la Empresa Regional de Aseo del Norte de Caldas S.A. E.S.P. El equipo tendrá como función, entregar las instrucciones  a todas las dependencias responsables de suministrar la información que ha de ser utilizada en la audiencia pública de rendición de cuentas.

 

2.  IDENTIFICACION DE INTERLOCUTORES: El Auxiliar Administrativo de la Empresa Regional de Aseo del Norte de Caldas S.A E.S.P, se encargará del   manejo   de   la   base   de   datos   que   debe   contener   todas   las organizaciones, Instituciones Educativas, gremios y demás población civil relevante beneficiaria del Servicio Público Domiciliario de Aseo que presta la Empresa, para contactarlas e invitarlas a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, quienes serán los principales interlocutores en este evento.

3.  DIVULGACION  Y CAPACITACIÓN:  La  Empresa  Regional de Aseo  del Norte de Caldas S.A E.S.P divulgará con antelación a la fecha prevista para la realización de la Audiencia Pública, utilizando los siguientes medios de comunicación: Perifoneo, Canal Comunitario TV. Aguadas del municipio de Aguadas, Carteleras Institucionales ubicadas en el Palacio Municipal de Aguadas y de Pacora “Gaceta Informativa”, Pagina Web de la Empresa “www.aseoregionaldelnorte.com”.  Al interior de la Empresa los funcionarios y/o contratistas serán capacitados sobre los mecanismos que se llevarán a cabo para rendir el informe de gestión por cada Área.

 

4. ORGANIZACIÓN LOGISTICA DE LA AUDIENCIA PUBLICA: Para el desarrollo de la audiencia pública de Rendición de cuentas la Empresa de Aseo establece las siguientes condiciones:

 

a.  LUGAR:          Casa de la Cultura – Aguadas - Caldas

 

b.  FECHA:          15 de Diciembre de 2017.

 

 

 

c.  HORA:            9:00 am

 

d.  DURACION:   120 minutos.

 

 

 

e. NUMERO  DE  INVITADOS  Y  PERSONAS  ESPERADAS   A  LA CONVOCATORIA: La convocatoria será pública y abierta; la Gerencia coordinará  la  logística  y  recursos  físicos  necesarios  para  atender  el personal asistente a la Audiencia Pública.

 

 

 

f.   REGLAMENTO DE LA AUDIENCIA:

 

 

 

Las personas inscritas como asistentes a la Audiencia Pública deberán presentarse en el Auditorio el día 15  de Diciembre de 2017 a partir de  las

9:00   a.m.   La   identidad   de   los   asistentes   será   constatada   con   la presentación de la cédula de ciudadanía o documento de identidad.

 

 

 

-  No  se  permitirá  el  ingreso  de  personas  que  evidencien  estado  de embriaguez u otra situación anormal de comportamiento.

 

 

 

-  El ciudadano al ingresar al recinto deberá manifestar, en el  momento de su registro, si se encuentra interesado en intervenir durante la Audiencia Pública, indicando el tema que tratará durante su participación y siempre y cuando no haya inscrito con antelación preguntas.

 

 

 

-  Sólo  se  aceptarán  intervenciones  relacionadas  con  los  contenidos  del

Informe de Rendición de Cuentas.

 

-  Los representantes de organizaciones civiles y/o ciudadanos que hayan inscritos una propuesta o pregunta con antelación, no deberán manifestar su interés a participar, por cuanto en la agenda de la Audiencia Pública ya se tendrá contemplado el tiempo para su intervención y la respuesta de la entidad al respecto.

 

 

 

-  Para garantizar el orden en la Audiencia Pública, la Empresa de Aseo designará un moderador, el cual estará encargado de administrar los tiempos y coordinar las intervenciones. Dentro de las funciones del moderador se encuentran las siguientes:

 

 

 

1. Presentar la agenda del día y explicar las reglas de juego para el desarrollo de la Audiencia basadas en el presente reglamento.

 

2. Garantizar que todos los participantes inscritos tengan un adecuado tiempo de intervención.

 

3. Moderar el desarrollo de la Audiencia Pública.

 

 

 

4. Velar    porque    los    participantes    (ciudadanos,    representantes    de organizaciones  civiles  y  funcionarios)  respeten  el  espacio  otorgado,  así como las opciones, comentarios, sugerencias, propuestas preguntas y/o reclamos que se presenten en desarrollo de cada una de las intervenciones. Es importante tener en cuenta que la Rendición de Cuentas es un ejercicio democrático para el mejoramiento de la gestión y el control social, a través de la participación ciudadana, que no debe convertirse en un debate.

 

 

 

5. Garantizar   que   las   intervenciones   se   hagan   sobre   las   temáticas establecidas por la ciudadanía, bien sea a través de la inscripción previa de preguntas y respuestas, así como de aquellas intervenciones anunciadas durante el ingreso al recinto de la Audiencia Pública. Intervenciones en temáticas diferentes a las establecidas no serán permitidas, como tampoco aquellas que no se encuentren relacionadas con los contenidos del Informe de Rendición de Cuentas.

 

 

 

6. De igual forma, el moderador garantizará que la respuesta dada por la Empresa Regional de Aseo, responda adecuadamente las opiniones, comentarios, sugerencias, propuestas, preguntas y/o reclamos que se presenten en desarrollo de cada una de las intervenciones.

 

5.  CONVOCATORIA: la convocatoria para la Audiencia Pública se realizará c antelación a la fecha señalada para la Rendición de Cuentas, en los siguientes medios de comunicación: Perifoneo, Canal Local, Carteleras Institucionales  ubicadas  en  el  Palacio  Municipal,  Pagina  Web  de  la Empresa. En la Convocatoria se especificará que el informe de gestión que será rendido en la Audiencia pública se encuentra disponible en la Página Web  www.aseoregionaldelnorte.com e impresos en las instalaciones de la Empresa ubicadas en el Palacio Municipal.

 

6.  INSCRIPCIÓN  Y  RADICACIÓN  DE  PROPUESTAS:  la  inscripción  para asistir al evento (Organismos y personas interesadas) se realizará entre la

8:00  am  del  15    de Noviembre  y hasta  las  12:00  pm  del  día    13  de Diciembre de 2016. Dicha inscripción podrá realizarse telefónicamente en la línea     (096) 8515015, por correo electrónico a la dirección: gerencia@aseoregionaldenorte.com o también podrá inscribirse en las instalaciones de la Empresa ubicada en la Calle 6 No 5-23, piso 3.

 

- Inscripción de preguntas: La inscripción de preguntas tanto de las organizaciones, instituciones como de la comunidad en general deberá realizarse hasta el día 13 de Diciembre de 2015 a las 12:00 pm. Para soportar las preguntas se podrán aportar los documentos fundamentales necesarios.

 

- Para garantizar la participación ciudadana se han dispuesto diferentes modalidades para inscripción de preguntas o propuestas, entre las que se encuentran:

 

 

 

a. Por  correo  electrónico:  Escribir  un  mensaje  de  correo  electrónico  a  la dirección  gerencia@aseoregionaldenorte.com  que incluya, entre otros, los siguientes datos de identificación: nombre, correo electrónico o dirección de contacto, pregunta o sugerencia, relación de documentos aportados como soporte y número de folios que los componen.

 

b. En  la  página  Web  de  la  entidad   www.aseoregionaldelnorte.com  en  el vínculo   “RENDICION   DE   CUENTAS   –   AUDIENCIA   PÚBLICA”,   se encuentra el formato de inscripción de registro de preguntas, donde se detalla la información requerida. Bajo esta modalidad, las preguntas no podrán  exceder  de  un  máximo  de  una  (1)  hoja  tamaño  carta.  Las respuestas a estas consultas serán enviadas a mas tardar en los cinco (5) días calendario siguiente a la recepción, a la misma dirección de correo electrónico desde donde se envió el mensaje original, las que no obtengan respuesta serán respondidas en la Audiencia Pública.

 

c. Por correo: enviar la pregunta en sobre cerrado a nombre de la Empresa Regional de Aseo del Norte de Caldas S.A E.S.P, Referencia: “Audiencia Pública  para  Rendición  de  Cuentas”.  Incluir,  entre  otros,  los  siguientes datos de identificación: nombre, dirección de contacto, correo electrónico, pregunta, relación de documentos soportes aportados y número de folios que los componen.

 

 

 

7. ANÁLISIS    Y   CLASIFICACIÓN    DE    LAS    PROPUESTAS    Y/O EVALUACIONES RECIBIDAS: El equipo encargado para analizar y preparar las repuestas ante las preguntas y/o propuestas recibidas de la comunidad en general estará conformado por el Gerente y/o el Asesor de Control Interno de la Empresa Regional de Aseo del Norte de Caldas S.A. E.S.P,   para   garantizar   que   durante   la   Audiencia   Pública   puedan responderse integralmente todas las inquietudes formuladas por las organizaciones y demás sociedad civil. Tanto las preguntas y/o propuestas como las respuestas dadas por la Empresa de Aseo, estarán publicadas en la Página Web  www.aseoregionaldelnorte.com

 

8.  REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA: La Audiencia Pública de

Rendición de Cuentas estará dividida en los siguientes bloques:

 

 

 

1.  Intervención de la Empresa Regional de Aseo: la audiencia pública será presidida por el Gerente de la Empresa, acompañado del Equipo que considere  necesario,  los  cuales  expondrán  la  información  por Área  (se utilizará videos, presentaciones en Power Point y otras acciones que dinamicen la presentación de la información).  La duración aproximada de esta intervención será de 60 minutos.  Dentro de los contenidos a tratar en la rendición de cuentas se encuentran:

 

a.  Informe  de  Gestión  con   los   resultados   de   las   actividades,   planes, programas  y  proyectos  ejecutados  por  la  entidad  durante  el  periodo rendido.

 

b.  Informe financiero.

 

 

 

2.  Intervención de organizaciones  sociales o  invitados  especiales: en  este espacio  serán  presentadas  las  preguntas  o  propuestas  inscritas  con anterioridad. Para la exposición, el representante de cada una de las organizaciones  tendrá  diez  (10)     minutos,  después  de  los  cuales  la Gerencia contará con cinco (5) minutos para responder. Esta sección tendrá una duración máxima de 30 minutos.

 

3. Intervención de los ciudadanos asistentes: Durante este espacio, se presentarán las preguntas o propuestas inscritas con anterioridad, registradas con anterioridad   en el Formato de Inscripción de Preguntas. Para la exposición el ciudadano contará con cinco (5) minutos, después de los cuales la Entidad contará con cinco (5) minutos para responder. El tiempo de duración de esta sección será máximo de 30 minutos.

 

 

 

La Gerencia responderá en forma inmediata las preguntas o inquietudes que se  presenten en la audiencia  por los ciudadanos. En caso de no ser posible responder en ese momento, la entidad debe comprometerse a hacerlo en un tiempo prudencial. Si se trata de denuncias o quejas sobre aspectos  disciplinarios  la  entidad  escuchará  y  tramitará  esta  petición  a través de los canales establecidos legalmente.

 

 

 

9.  CIERRE   DE   LA   AUDIENCIA:   Finalizada   las   intervenciones   de   la ciudadanía, se presentarán y recogerán conclusiones de la experiencia, con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno, mediante Documento Oficial.   Terminada   esta   parte,   el   responsable   del   evento   declarará terminada la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

 

10.EVALUACIÓN DE LA AUDIENCIA: Se distribuirá entre los   participantes una encuesta de evaluación de la jornada de rendición de cuentas, con el fin de realizar el mejoramiento en los procesos futuros. Esta sección tendrá una duración máxima de 10 minutos.

 

 

 

11.PUBLICACIÓN RESULTADOS DE LA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS: Una vez terminada la audiencia pública de rendición de cuentas,   se elaborará un acta final de la audiencia pública dónde se resuma lo expuesto y los principales comentarios y preguntas recibidas de la ciudadanía durante la audiencia, se divulgará el acta y la evaluación de la rendición de cuentas resaltando las preguntas ciudadanas y temas tratados, los resultados y conclusiones en   los mismos medios de comunicación establecidos para la Convocatoria inicialmente.

 

ARTICULO TERCERO: Hacer llegar a la Contraloría General de Caldas copias de los siguientes documentos, en un término   máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la realización de la audiencia pública de rendición de cuentas y en cumplimiento de la Resolución 0060 de 2016, expedida por la Contraloría General de Caldas:

 

ARTÍCULO CUARTO: Vigencia y aplicación: la presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

 

 

 

Dado en el Municipio de Aguadas, Caldas a los diez   (10)   días   del mes de

Noviembre de dos mil diecisiete   (2017).

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COMUNÍQUESE Y CÚMPLACE

 

 

 

 

 

 

 

JULIO CESAR MONTOYA GOMEZ

Gerente